إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب

الأهداف: 

• التعرف على المفاهيم الحديثة للإدارة المكتبية والسكرتارية.
• الإلمام بالمهارات السلوكية لمديري المكاتب والسكرتارية.
• تطبيق الآليات والأساليب العلمية والعملية الحديثة لإدارة الوقت.
• التعرف على أساليب التفويض الفعال.
• الإعداد الجيد لأعمال الاجتماعات واللجان.
• تحديد أهم مشاكل الاجتماعات وطرق حلها.
• تحديد دور منسقي المكاتب والسكرتارية في الاجتماعات واللجان.
• متابعة أعمال الاجتماعات بما يفعل نتائجها.
• دور نظم المعلومات في تطوير العمل الإداري.

المستفيدون:

 العاملون في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمرشحون لشغل تلك الوظائف وكافة المهتمين بإدارة الوقت    والاجتماعات بفاعلية.

محتويات البرنامج:

الوحدة الأولى : (المفاهيم الحديثة للإدارة المكتبية):

• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
• وظائف المكتب ومهامه.
• مسئوليات السكرتير العربي )تجارب عربية وعالمية ناجحة(
• الخدمات التي تقدمها السكرتارية
• تطوير نمط الاتصالات
• تطوير نمط أعمال السكرتارية بتحسين الأداء

 الوحدة الثانية : (المهارات السلوكية لمنسقي المكاتب والسكرتارية):

• مهارات التحدث
• مهارات الكتابة
• مهارات القراءة
• مهارة الاتصال
• مهارة الاستماع
• مهارة التفكير

الوحدة الثالثة:(ضغوط العمل مفاهيم أساسية):

• تزايد ضغوط العمل
• ماذا يقصد بالضغوط
• مسببات الإجهاد الصحي
• استقصاء هل نعانى التوتر العصبي

 الوحدة الرابعة : (ضغوط العمل وتأثيرها على الفرد والمنظمة):

• الضغوط والعمل )نموذج عملي(
• مصادر الضغوط
• مراحل الضغوط
• الإدارة الذاتية كأساس للتعامل مع الضغوط

الوحدة الخامسة : (قياس ضغوط العمل):

• قياس مستوى الضغوط
• مدى التعرض للضغوط
• قيم نفسك كمدير للتأقلم مع التغيير والإجهاد.
• خطوات إدارة الضغوط
• مواجهة ضغوط الحياة الإدارية.

الوحدة السادسة : (إدارة الوقت مفاهيم أساسية):

• ما هية وأهمية إدارة الوقت
• أساسيات إدارة الوقت للتخلص من الضغوط
• مضيعات الوقت في البيئة العربية : نظرة عامة.

الوحدة السابعة : (قواعد تنظيم الوقت وتحديد الأولويات):

• تحديد الأهداف
• التخطيط
• تصميم وتحديد الأولويات
• فوائد تحديد الأولويات
• الممارسات الخاطئة في تحديد الأولويات
• استقصاء تخطيط وتحديد الأولويات.

الوحدة الثامنة : (مضيعات الوقت):

• مضيعات الوقت في التخطيط والتنظيم
• في التوظيف والتوجيه
• في الرقابة والاتصالات وصنع القرار
• تمرين مصيدة الوقت
• كيف يستغل المدير وقته

الوحدة التاسعة : (تسجيل وتحليل الوقت):

• مبادئ تسجيل الوقت
• استقصاء تسجيل الوقت
• الساعة الهادئة
• استقصاء قواعد تنظيم الوقت
• حلل موقفك من تنظيم الوقت

الوحدة العاشرة : تفويض السلطة وإدارة الوقت:

• مفهوم التفويض
• مبادئ التفويض
• نصائح لتحسين عملية التفويض
• مزايا التفويض
• رد فعل المرؤوسين تجاه التفويض
• احذر عند تفويضك للسلطة
• من أجل تفويض فعال
• مختبر تفويض الأعمال واستثمار الوقت
• استقصاء مهارات التفويض الفعال

الوحدة الحادية عشر : (إدارة وقت الاجتماعات واتخاذ القرار تحت الضغوط):

• طرق توفير وقت الاجتماع
• كيف تحصل على مزيد من الوقت
• اتخاذ القرار تحت الضغوط
• مختبر الإدارة الذاتية المفتاح لإدارة وقتك

الوحدة الثانية عشر : (دور السكرتارية في تنظيم الاجتماع):

• أنواع الاجتماعات
• الاجتماعات المشاكل والحلول
• دور منسقي المكاتب والسكرتارية في الاجتماعات واللجان.

الوحدة الثالثة عشر : (دور نظم المعلومات في تطوير العمل الإداري):

• نظم المعلومات
• البيانات والمعلومات
• خصائص البيانات وتصنيف المعلومات
• المعلومات الرسمية
• مصادر المعلومات
• المعلومات الإدارية والإدارة المكتبية الحديثة 

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.