التوثيق و الأجندة الالكترونية واستخدام الانترنت للسكرتارية العالمية

الأهداف: 

• تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .
• التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وإدارة المكاتب .
• تعريف المشاركين على أهمية التكنولوجيا في عملهم .
• تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .
• التعرف على أهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الإدارة .
• تحديد أهمية البيانات ونظم المعلومات و أرشفتها الكترونيا .
• التوثيق و الأجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .
• أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
• البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و أهميتها في الأرشفة الالكترونية و نقل المعلومات .
• التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الالكترونية .
• التعرف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته الكترونيا .
• شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .
• استخدام التنظيم الداخلي الأرشيف ووسائل وأساليب وتطويره .
• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات . 

محتويات البرنامج:

أهمية البيانات ونظم المعلومات:

• تعريف البيانات وأهميتها
• معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها
• الحاسب الآلي
• أنواع البرمجيات المستخدمة
• نظم المعلومات
• اتصالات المعلومات
• الأرشفة و الفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR -
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة .الأرشفة الإلكترونية
• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات
• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .
• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا .
• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق – حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

النظم الحديثة فى الحفظ والتداول:

• مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
• حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية
• الحفظ على أساس استخدام الفهرسة
• استخدام برمجيات الحاسب فى الحفظ
• معالجة الكلمات
• الأجندات الإلكترونية

النظم الحديثة فى استرجاع المعلومات:

• استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ
• المركزية واللامركزية فى نظام الحفظ
• مزايا وعيوب كل منهما
• تداول البيانات ( نظم الاتصالات)
• الشبكات المحلية
• البريد الإلكتروني
• البريد الصوتي و الفاكسميلى

الأساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :

• طرق استعمال الانترنت لتحقيق أهداف مديرك أو قسمك .
• E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .
• تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.
• معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.
• طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .
• إعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .

أهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :

• القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .
• تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل .
• الرسائل الالكترونية وأهميتها بالتواصل السريع .

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.