السكرتارية التنفيذية المتقدمة

أهداف البرنامج: 

1. تزويد المشاركين بالمعلومات النظرية الأساسية حول إدارة المكاتب والإطار العام للوظائف الإدارية والمساعدة ذات العلاقة بمدير المكتب .
2. إكساب المشاركين المهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لممارسة أعمال إدارة المكاتب من مختلف جوانبها التطبيقية التي يمكن أن تساعد المدير في تسهيل أعماله وتيسير اتخاذ قراراته .
3. الارتقاء بمستوى المشاركين الفكري والعملي على حد سواء عن طريق تفاعلهم مع بعضهم البعض وتبادل خبراتهم وعرض تجاربهم من جهة ، وتفاعلهم مع المحاضر من جهة أخرى وذلك لتمكينهم من التعرف على المشاكل التي تواجههم في أعمالهم وطرق حلها
4. إطلاع المشاركين على أحدث الأجهزة والمعدات والمكننة في مجال المكاتب من خلال النماذج المتنوعة ذات العلاقة .

المشاركون:

العاملون في مجالات إدارة المكاتب من مديرات ومديرين وسكرتيرين تنفيذيين يعملون في البنوك والشركات والمؤسسات العامة والخاصة.

المحتويات:

المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية: 

• العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .
• الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات  العمل المكتبي .
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .

المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها: 

• تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لسكرتير التنفيذي المحترف ) .
• أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .
• إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .
• إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .
• إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .
• إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق الفعالية:

• وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .
• العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع  الآخرين .
• مهارات التحدث والإنصات والإستماع .
• مهارات القراءة والتفكير الجيد .
• مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .
• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق

المهارات المهنية لسكرتير التنفيذي من أجل التميز في الأداء:

• نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ  القرارات ومتابعتها .
• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .
• أساسيات الحاسبات الآليه وإستخداماتها في العمل المكتبي .

مهارات السكرتارية التنفيذية وتبسيط الإجراءات:

• إجراءات العمل في المكاتب
• تعريف الإجراءات أنواع الإجراءات
• مظاهر تعقيد الإجراءات، وأسبابها فوائد تبسيط الإجراءات
• البيئة المادية للمكتب الحديث
• اثر البيئة المادية على العاملين والعملاء
• عناصر البيئة المادية للمكتب
• كيفية إعداد التقرير الحديث ذي الصفحة الواحدة وتطبيق عملي على إعداد تقرير عن فعاليات الدورة .
• استخدامات الحاسوب في المكاتب الحديثة بما فيها الشبكة الدولية للمعلومات .

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية
• ستطبق جميع المحاور من خلال ورش العمل